Смена бухгалтера: какие документы и доступы передать
Вы нашли нового бухгалтера, а прежний готов передать базу и папку с документами. Начните с трёх вопросов. Что уже сдано? Что нужно сдать в ближайшие дни? Кто сможет отправить следующий отчёт? Ответы пригодятся и при смене сотрудника, и при переходе в другую бухгалтерскую компанию.
С чего начать передачу дел?
Согласуйте дату передачи и запишите, по какой день операции внесены в учёт. Попросите прежнего бухгалтера перечислить задачи, которые ещё в работе. Напротив каждой укажите срок и имя того, кто доведёт её до конца. Если меняете бухгалтерскую компанию, проверьте в договоре, как возвращаются документы и в каком формате выгружается база.
Представьте, что дела передают в пятницу, а в понедельник нужно отправить отчёт. Запишите, кто подготовит файл, кто его подпишет и кто проверит ответ ведомства. Доступ к сервису отчётности и полномочия подписанта проверьте до пятницы.
Какие документы и файлы забрать?
Попросите опись с периодами и местом хранения. Например, бумажные оригиналы лежат в офисе, а подписанные электронные документы хранятся у оператора. Если учёт вели в облаке, заранее проверьте, сохранится ли у бизнеса доступ к архиву после окончания договора.
| Что забрать | Что проверить при получении |
|---|---|
| Бухгалтерская база или выгрузка из облака, резервная копия, настройки учёта | Проверьте, что копию можно открыть или восстановить в отдельной базе. Выберите нужное ИП или ООО и проверьте, за какие периоды видны операции и отчёты. |
| Договоры, накладные, акты, счета-фактуры и банковские выписки | Сверьте периоды по описи. Для электронных документов сохраните оригиналы и отдельные файлы подписей, если они есть. Проверьте, что документы открываются, а подписи проверяются без доступа к прежнему архиву. |
| Сданная отчётность, ответы ведомств, требования и пояснения | Отметьте, какие отчёты приняты, какие вернулись с ошибкой и на какие требования ещё нужно ответить. |
| Документы по кадрам и зарплате, если есть сотрудники | Проверьте документы о приёме и увольнении, остатки отпусков, расчёты и ближайшие выплаты. |
| Регистры и книги учёта, которые ведёт бизнес, и данные о расчётах | Попросите расшифровки долгов покупателей и сумм к оплате поставщикам. Если ведёте складской учёт, заберите остатки по товарам. |
Как дать новому бухгалтеру доступ?
Составьте список систем, которыми пользуется бизнес. Обычно это программа учёта, интернет-банк, электронный документооборот (ЭДО), сервис отчётности и личные кабинеты ведомств. Где сервис это позволяет, создайте отдельную учётную запись с нужными правами. Например, бухгалтеру можно поручить подготовку платежей, а их подтверждение оставить руководителю.
Закрытый ключ электронной подписи и ПИН-код остаются у владельца ключа. Если прежний бухгалтер имел к ним доступ, прекратите пользоваться ключом и сразу обратитесь в удостоверяющий центр для прекращения действия сертификата. Рекомендации ФНС по электронной подписи.
Если новый бухгалтер подписывает электронную отчётность для ФНС от имени ИП или ООО, он использует собственную квалифицированную электронную подпись. ИП или руководитель ООО оформляет и подписывает машиночитаемую доверенность (МЧД). До ближайшего срока проверьте её статус и полномочия на подписание и отправку нужного отчёта. Разъяснение ФНС о МЧД для налоговой.
При завершении работы прежнего бухгалтера закройте его доступы и отмените выданные ему доверенности, если полномочия прекращаются. Направьте заявление об отмене МЧД в систему, где она хранится, и проверьте статус. Сообщите об отмене прежнему представителю и известным вам лицам, перед которыми он мог действовать по доверенности. В интернет-банке отдельно уточните, кто по-прежнему может подтверждать платежи. Разъяснение ФНС об отмене МЧД, Разъяснение прокуратуры о статье 189 ГК РФ.
Что сверить в первую очередь?
Откройте отчётность за последний завершённый период и сопоставьте её с ответами ведомств. В банке сравните остаток по выписке с данными в базе на одну и ту же дату. Если есть сотрудники, отдельно проверьте ближайшие выплаты и отчёты по ним.
Посмотрите состояние единого налогового счёта (ЕНС) в личном кабинете ФНС. Если нужно официальное подтверждение, закажите справку о сальдо ЕНС. Она покажет состояние счёта на дату формирования. Когда цифры расходятся с учётом, запишите расхождение и поручите новому бухгалтеру выяснить причину. ФНС о состоянии ЕНС и справках.
Что записать в акте передачи дел?
Укажите дату, участников, периоды и перечень того, что приняли. Приложите опись папок, выгрузок и архивов. По каждой открытой задаче и каждому недостающему документу укажите ответственного и срок. В списке доступов достаточно указать систему, пользователя и его роль.
Например, в базе отражена поставка за октябрь, а подписанной накладной в архиве нет. Внесите в опись строку «Накладная за октябрь отсутствует. Новый бухгалтер запросит документ у поставщика до 10 ноября».
Если прежний бухгалтер уже ушёл, примите по описи то, что есть у компании. Сначала проверьте ближайшие сроки и восстановите доступ к рабочим системам. Если архив неполный, запросите выписки у банка, а документы по поставкам и услугам у поставщиков. В ООО ведение учёта и хранение бухгалтерских документов организует руководитель. Статья 29 закона о бухучёте отдельно регулирует передачу документов при смене самого руководителя. Для смены бухгалтера используйте акт как рабочую фиксацию того, что приняли. Федеральный закон № 402-ФЗ, статьи 7 и 29.
Запишите на одном листе дату передачи, ближайший срок сдачи и имя того, кто проверит приём отчёта. Приложите опись документов и список систем, к которым нужен доступ.