Какие документы передавать бухгалтеру каждый месяц
Вы отправили бухгалтеру выписку, а он снова спрашивает, за что ушли деньги. Такое случается, когда по выписке виден платёж, но в папке нет акта, накладной или другого документа по самой операции. Соберите комплект за месяц по видам операций. Так проще увидеть пробелы до расчёта налогов и сдачи отчётности.
Что входит в комплект за месяц?
Возьмите за основу этот список и оставьте только то, что относится к вашему бизнесу. Если выписки и электронные документы уже попадают в программу бухгалтера, договоритесь, кто проверяет, что выгрузка полная. Повторно пересылать одни и те же файлы обычно не нужно.
| Что было за месяц | Что передать или проверить |
|---|---|
| Поступления и списания по банку | Выписки по расчётным счетам за весь период. По непонятным переводам добавьте короткое пояснение, например возврат покупателю или перевод между своими счетами. |
| Закупки и расходы | Накладные, акты или универсальные передаточные документы (УПД), которыми оформлены операции. По новым сделкам приложите договоры и существенные дополнения. |
| Продажи и возвраты | Документы по отгрузкам и услугам, возвратам, корректировкам, а при применимости и счета-фактуры. Отметьте, что ещё ждёт подписи. |
| Продажи через кассу и оплата картами | По каждому каналу, которым пользовались, передайте согласованную выгрузку. По картам пригодится отчёт банка о приёме платежей, возвратах и перечислениях. |
| Продажи на маркетплейсах | Передайте отчёты каждой площадки с продажами, возвратами, удержаниями и перечислениями. |
| Сотрудники | Передайте сведения о приёме, увольнении, отпусках, рабочем времени, премиях и иных изменениях, которые нужны для расчёта выплат и отчётности. Сведения для зарплаты и кадровой отчётности передавайте по отдельному графику, по мере событий. |
Для ООО, которые ведут бухгалтерский учёт, операции оформляют первичными документами. У ИП набор зависит от налогового режима и операций. Если предприниматель ведёт предусмотренный налоговым законодательством учёт, закон о бухучёте позволяет ему не вести бухгалтерский учёт. Уточните у бухгалтера, какие документы нужны для вашего режима. Федеральный закон № 402-ФЗ, статьи 6 и 9.
Как проверить, что документы подтверждают операции?
Сначала выберите несколько операций из выписки. Например, в банке есть оплата за доставку. Найдите документ по самой доставке и проверьте, к какому заказу и периоду он относится. Если платёж был авансом, отметьте его и укажите, когда ожидается акт. Один перевод может закрывать несколько документов, а один документ может оплачиваться частями.
Если документ получен через электронный документооборот (ЭДО), проверьте его статус. Сохраните исходный электронный документ и отдельные файлы подписей, если они есть. Проверьте, что документ открывается, а подпись проверяется. Федеральный закон № 402-ФЗ, статьи 9 и 29.
С 1 января 2026 года ФНС отменила два прежних формата электронных актов и товарных накладных. Бумажные акты и накладные по-прежнему можно использовать. Для обмена документами в утверждённом ФНС электронном формате по таким операциям ведомство указывает на УПД. Разъяснение ФНС об отмене форматов.
Как передать папку и ничего не потерять?
Договоритесь с бухгалтером об одном рабочем канале и дате передачи. Разложите документы за месяц по понятным папкам, например «Банк», «Покупки» и «Продажи». Документы со сведениями о сотрудниках передавайте через согласованный канал с ограниченным доступом.
В отдельном списке отметьте всё, чего пока нет. Для каждой позиции запишите операцию, недостающий документ, ответственного и дату, когда вы его запросите. Например, «Доставка за октябрь. Акт ожидается. Менеджер запросит у перевозчика 6 ноября». Это позволит передать остальной комплект вовремя и потом дослать только то, чего не хватало.
Передайте бухгалтеру папку за месяц и список того, чего пока не хватает. После отправки согласуйте, кто и когда проверит комплект, чтобы не собирать его заново перед отчётностью.
Если вы только приняли учёт у прежнего специалиста, начните с чек-листа по передаче дел новому бухгалтеру.